Tipps zur Organisation
Vorlaufzeit
Um ein individuelles und zielorientieres Gesamtkonzept zu inszenieren und dazu die passende Location herauszusuchen, benötigt man optimal für alle Vorarbeiten:
- ab Location-Recherche = 6 Monate Vorlaufzeit
- bei bereits gebuchter Location = 4 Monate Vorlaufzeit
Arbeitsschritte
- 6 Monate vor der Veranstaltung: Festlegung der Zielsetzung und des Programms durch Vorproduktions-Exposé und Budgetfestlegung
- 5 Monate vor der Veranstaltung: Location-Recherche
- 4 Monate vor der Veranstaltung: Location- und Programmbuchung
- 3 Monate vor der Veranstaltung: Catering-Vorauswahl
- 2 Monate vor der Veranstaltung: Einladungen, bzw. Werbung zur Veranstaltung
- 1 Monat vor der Veranstaltung: Nach Personenrückmeldung Catering-Buchung und Planung der Raumgestaltung
- 2 Wochen vor der Veranstaltung: Ablaufbriefing der Dienstleister
Location
Achten Sie bei der Wahl der Lokalität in erster Linie auf die Raumgröße. Viele Hotel- und Gastronomiebetriebe geben zur Kundengewinnung falsche Personenangaben zur Raumgröße an. Für unsere Programme benötigen wir folgende Raumgrößen:
Bei serviertem Menü
Für Dinnerentertainment und Varieté-Konzepte bis 4 Stunden = 2 qm pro Person, also bei 100 Personen = erforderliche Raumgröße 200 qm.
Für Circus-Konzepte bis 6 Stunden = 2,5 qm pro Person, also bei 100 Personen = erforderliche Raumgröße 250 qm.
Bei Buffet-Catering
Falls die Buffet-Präsentation im gleichen Raum aufgebaut werden soll, rechnen Sie dafür zusätzlich 0,5 qm pro Person, d. h. bei Dinnerentertainment und Varieté Konzepte 2,5 qm pro Person und bei Circus-Konzepten 3 qm pro Person, außer das Buffet wird im Foyer oder einem nebenliegenden Raum aufgebaut.
Raumhöhen
- Dinnerspektakel 2,5 Stunden = Mindestraumhöhe von 2,80 m
- Varieté-Konzepte 4 Stunden = Mindestraumhöhe 3 m, ideal ab 4 m
- Circus-Konzepte 6 Stunden = Mindestraumhöhe ab 5 m
Ferner sollte vorhanden sein
- Starkstromanschluss
- Künstlergarderoben
- Direkte Zufahrt- und Parkplatzmöglichkeiten für PKW und LKW
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